Я захожу в компании реального сектора как операционный интегратор и первым делом строю прозрачность: кто должен, сколько, с какого числа. В одной производственной компании с дистрибуцией и парой тысяч активных клиентов первый же честный отчет по дебиторке показал: просрочено 85,5% всего долга, больше половины - старше полугода. По такой картине надо останавливать отгрузки и обзванивать всех юристами.
Спойлер: после разбора методики реальная просрочка оказалась 27,7%. Долг компании не изменился ни на рубль - изменилось то, как его считали. Разница между паникой и рабочей ситуацией была целиком в данных.
Откуда берется фантомная просрочка
- Залоги за оборотную тару. Клиент держит баллоны - в учете висит «долг», которому годы. Это не дебиторка, это обеспечение, но отчет красит его красным.
- Авансы и предоплаты смешаны с долгами: у сотен клиентов отрицательный «долг», который при сложении искажает и базу, и проценты.
- 70% действующих договоров без срока оплаты. Нет срока - нет точки отсчета просрочки; отчет брал «с даты отгрузки» и рисовал виновными всех.
- Техническая мелочь с большими последствиями: запрос остатков без указания периода завышал долг и добавлял полтора десятка несуществующих «должников».
Правило: сначала методика, потом дашборд
Главный урок этой истории: система, которая быстро и красиво показывает неправильное число, опаснее старого Excel. Excel хотя бы не доверяют. Дашборду - доверяют, по нему принимают решения, под него строят мотивацию. Поэтому в моих проектах у каждой цифры на экране есть проверка: дебиторка сходится с регистром 1С до рубля по каждому менеджеру, у каждой плашки подписан источник данных и время обновления.
- Не автоматизировать методику, которую никто не проверял руками
- Каждую метрику сверять с первоисточником до рубля - и показывать источник прямо в интерфейсе
- Красный отчет - повод разобрать методику, а не устроить разнос отделу продаж
Кстати, именно поэтому «внедрение CRM» или «внедрение BI» само по себе ничего не решает. Инструмент честно покажет то, что лежит в данных - вместе со всеми залогами, задвоениями и договорами без сроков. Разбор этих завалов - скучная часть цифровизации, которую пропускают презентации. И ровно она отличает систему, которой можно верить, от красивой картинки.